O primeiro passo é medir. Sem relatório de chamadas por ramal e por setor, qualquer corte é chute. Uma central em nuvem entrega esse dado pronto: volume, duração média e destino das ligações.
Em seguida, revise as rotas. Muitas empresas ainda pagam tarifas antigas para chamadas de longa distância e para celular. A telefonia IP costuma reduzir esse custo por minuto de forma significativa.
A terceira medida é eliminar linhas ociosas. É comum encontrar linhas contratadas para setores que não existem mais ou para equipamentos desativados, como aparelhos de fax.
A quarta é organizar o atendimento com URA e filas. Chamada bem direcionada é chamada mais curta: o cliente resolve na primeira tentativa e a equipe não repete transferências.
Por fim, defina regras de consumo por ramal, com bloqueios para destinos que não fazem parte da operação. O objetivo não é limitar o trabalho, mas evitar gastos fora do escopo do negócio.